Accord de sous-traitance

Préambule

Cet accord fait partie des conditions générales d'utilisation de Lexius (sections 5.6, 8.7 et 12). Il s'applique entre Artlight SAS, éditeur de Lexius, sous-traitant, et chaque cabinet ou avocat titulaire d'un compte Lexius, responsable du traitement, pour les données à caractère personnel que Lexius traite pour son compte : les données saisies dans le logiciel, les demandes de contact reçues depuis une fiche de l'annuaire, et les rendez-vous pris en ligne sur une fiche.

Il reprend, sans les modifier, les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne au titre de l'article 28, paragraphe 7, du règlement (UE) 2016/679 (décision d'exécution (UE) 2021/915 du 4 juin 2021, Journal officiel de l'Union européenne L 199 du 7 juin 2021). Seules les annexes sont propres à Lexius. Dans les options que les clauses laissent ouvertes, sont retenus : le règlement (UE) 2016/679 (clauses 1, 8 et 9) ; l'autorisation écrite générale des sous-traitants ultérieurs, avec un préavis de trente jours (clause 7.7) ; la clause 5, facultative, n'est pas retenue.

Clauses contractuelles types

Section I

Clause 1. Objet et champ d’application

a) Les présentes clauses contractuelles types (ci-après les «clauses») ont pour objet de garantir la conformité avec l’article 28, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).

b) Les responsables du traitement et les sous-traitants énumérés à l’annexe I ont accepté ces clauses afin de garantir le respect des dispositions de l’article 28, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2016/679 et/ou des dispositions de l’article 29, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2018/1725.

c) Les présentes clauses s’appliquent au traitement des données à caractère personnel tel que décrit à l’annexe II.

d) Les annexes I à IV font partie intégrante des clauses.

e) Les présentes clauses sont sans préjudice des obligations auxquelles le responsable du traitement est soumis en vertu du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725.

f) Les clauses ne suffisent pas à elles seules pour assurer le respect des obligations relatives aux transferts internationaux conformément au chapitre V du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725.

Clause 2. Invariabilité des clauses

a) Les parties s’engagent à ne pas modifier les clauses, sauf en ce qui concerne l’ajout d’informations aux annexes ou la mise à jour des informations qui y figurent.

b) Les parties ne sont pour autant pas empêchées d’inclure les clauses contractuelles types définies dans les présentes clauses dans un contrat plus large, ni d’ajouter d’autres clauses ou des garanties supplémentaires, à condition que celles-ci ne contredisent pas, directement ou indirectement, les clauses ou qu’elles ne portent pas atteinte aux libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.

Clause 3. Interprétation

a) Lorsque des termes définis respectivement dans le règlement (UE) 2016/679 ou dans le règlement (UE) 2018/1725 figurent dans les clauses, ils s’entendent comme dans le règlement en question.

b) Les présentes clauses doivent être lues et interprétées à la lumière des dispositions du règlement (UE) 2016/679 et du règlement (UE) 2018/1725 respectivement.

c) Les présentes clauses ne doivent pas être interprétées d’une manière contraire aux droits et obligations prévus par le règlement (UE) 2016/679 / le règlement (UE) 2018/1725 ou d’une manière qui porte atteinte aux libertés ou droits fondamentaux des personnes concernées.

Clause 4. Hiérarchie

En cas de contradiction entre les présentes clauses et les dispositions des accords connexes qui existent entre les parties au moment où les présentes clauses sont convenues ou qui sont conclus ultérieurement, les présentes clauses prévaudront.

Section II. Obligations des parties

Clause 6. Description du ou des traitements

Les détails des opérations de traitement, et notamment les catégories de données à caractère personnel et les finalités du traitement pour lesquelles les données à caractère personnel sont traitées pour le compte du responsable du traitement, sont précisés à l’annexe II.

Clause 7. Obligations des parties

7.1. Instructions

a) Le sous-traitant ne traite les données à caractère personnel que sur instruction documentée du responsable du traitement, à moins qu’il ne soit tenu d’y procéder en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’État membre auquel il est soumis. Dans ce cas, le sous-traitant informe le responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si la loi le lui interdit pour des motifs importants d’intérêt public. Des instructions peuvent également être données ultérieurement par le responsable du traitement pendant toute la durée du traitement des données à caractère personnel. Ces instructions doivent toujours être documentées.

b) Le sous-traitant informe immédiatement le responsable du traitement si, selon lui, une instruction donnée par le responsable du traitement constitue une violation du règlement (UE) 2016/679 / du règlement (UE) 2018/1725 ou d’autres dispositions du droit de l’Union ou du droit des États membres relatives à la protection des données.

7.2. Limitation de la finalité

Le sous-traitant traite les données à caractère personnel uniquement pour la ou les finalités spécifiques du traitement, telles que définies à l’annexe II, sauf instruction complémentaire du responsable du traitement.

7.3. Durée du traitement des données à caractère personnel

Le traitement par le sous-traitant n’a lieu que pendant la durée précisée à l’annexe II.

7.4. Sécurité du traitement

a) Le sous-traitant met au moins en œuvre les mesures techniques et organisationnelles précisées à l’annexe III pour assurer la sécurité des données à caractère personnel. Figure parmi ces mesures la protection des données contre toute violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel ou l’accès non autorisé à de telles données (violation de données à caractère personnel). Lors de l’évaluation du niveau de sécurité approprié, les parties tiennent dûment compte de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi que des risques pour les personnes concernées.

b) Le sous-traitant n’accorde aux membres de son personnel l’accès aux données à caractère personnel faisant l’objet du traitement que dans la mesure strictement nécessaire à l’exécution, à la gestion et au suivi du contrat. Le sous-traitant veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.

7.5. Données sensibles

Si le traitement porte sur des données à caractère personnel révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques ou des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique, ou des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions («données sensibles»), le sous-traitant applique des limitations spécifiques et/ou des garanties supplémentaires.

7.6. Documentation et conformité

a) Les parties doivent pouvoir démontrer la conformité avec les présentes clauses.

b) Le sous-traitant traite de manière rapide et adéquate les demandes du responsable du traitement concernant le traitement des données conformément aux présentes clauses.

c) Le sous-traitant met à la disposition du responsable du traitement toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations énoncées dans les présentes clauses et découlant directement du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725. À la demande du responsable du traitement, le sous-traitant permet également la réalisation d’audits des activités de traitement couvertes par les présentes clauses et y contribue, à intervalles raisonnables ou en présence d’indices de non-conformité. Lorsqu’il décide d’un examen ou d’un audit, le responsable du traitement peut tenir compte des certifications pertinentes en possession du sous-traitant.

d) Le responsable du traitement peut décider de procéder lui-même à l’audit ou de mandater un auditeur indépendant. Les audits peuvent également comprendre des inspections dans les locaux ou les installations physiques du sous-traitant et sont, le cas échéant, effectués moyennant un préavis raisonnable.

e) Les parties mettent à la disposition de l’autorité de contrôle compétente/des autorités de contrôle compétentes, dès que celles-ci en font la demande, les informations énoncées dans la présente clause, y compris les résultats de tout audit.

7.7. Recours à des sous-traitants ultérieurs

a) AUTORISATION ÉCRITE GÉNÉRALE: le sous-traitant dispose de l’autorisation générale du responsable du traitement pour ce qui est du recrutement de sous-traitants ultérieurs sur la base d’une liste convenue. Le sous-traitant informe spécifiquement par écrit le responsable du traitement de tout projet de modification de cette liste par l’ajout ou le remplacement de sous-traitants ultérieurs au moins trente jours à l’avance, donnant ainsi au responsable du traitement suffisamment de temps pour pouvoir s’opposer à ces changements avant le recrutement du ou des sous-traitants ultérieurs concernés. Le sous-traitant fournit au responsable du traitement les informations nécessaires pour lui permettre d’exercer son droit d’opposition.

b) Lorsque le sous-traitant recrute un sous-traitant ultérieur pour mener des activités de traitement spécifiques (pour le compte du responsable du traitement), il le fait au moyen d’un contrat qui impose au sous-traitant ultérieur, en substance, les mêmes obligations en matière de protection des données que celles imposées au sous-traitant en vertu des présentes clauses. Le sous-traitant veille à ce que le sous-traitant ultérieur respecte les obligations auxquelles il est lui-même soumis en vertu des présentes clauses et du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725.

c) À la demande du responsable du traitement, le sous-traitant lui fournit une copie de ce contrat conclu avec le sous-traitant ultérieur et de toute modification qui y est apportée ultérieurement. Dans la mesure nécessaire à la protection des secrets d’affaires ou d’autres informations confidentielles, y compris les données à caractère personnel, le sous-traitant peut expurger le texte du contrat avant d’en diffuser une copie.

d) Le sous-traitant demeure pleinement responsable, à l’égard du responsable du traitement, de l’exécution des obligations du sous-traitant ultérieur conformément au contrat conclu avec le sous-traitant ultérieur. Le sous-traitant informe le responsable du traitement de tout manquement du sous-traitant ultérieur à ses obligations contractuelles.

e) Le sous-traitant convient avec le sous-traitant ultérieur d’une clause du tiers bénéficiaire selon laquelle, dans le cas où le sous-traitant a matériellement disparu, a cessé d’exister en droit ou est devenu insolvable, le responsable du traitement a le droit de résilier le contrat conclu avec le sous-traitant ultérieur et de donner instruction au sous-traitant ultérieur d’effacer ou de renvoyer les données à caractère personnel.

7.8. Transferts internationaux

a) Tout transfert de données vers un pays tiers ou une organisation internationale par le sous-traitant n’est effectué que sur la base d’instructions documentées du responsable du traitement ou afin de satisfaire à une exigence spécifique du droit de l’Union ou du droit de l’État membre à laquelle le sous-traitant est soumis et s’effectue conformément au chapitre V du règlement (UE) 2016/679 ou du règlement (UE) 2018/1725.

b) Le responsable du traitement convient que lorsque le sous-traitant recrute un sous-traitant ultérieur conformément à la clause 7.7 pour mener des activités de traitement spécifiques (pour le compte du responsable du traitement) et que ces activités de traitement impliquent un transfert de données à caractère personnel au sens du chapitre V du règlement (UE) 2016/679, le sous-traitant et le sous-traitant ultérieur peuvent garantir le respect du chapitre V du règlement (UE) 2016/679 en utilisant les clauses contractuelles types adoptées par la Commission sur la base de l’article 46, paragraphe 2, du règlement (UE) 2016/679, pour autant que les conditions d’utilisation de ces clauses contractuelles types soient remplies.

Clause 8. Assistance au responsable du traitement

a) Le sous-traitant informe sans délai le responsable du traitement de toute demande qu’il a reçue de la part de la personne concernée. Il ne donne pas lui-même suite à cette demande, à moins que le responsable du traitement des données ne l’y ait autorisé.

b) Le sous-traitant prête assistance au responsable du traitement pour ce qui est de remplir l’obligation qui lui incombe de répondre aux demandes des personnes concernées d’exercer leurs droits, en tenant compte de la nature du traitement. Dans l’exécution de ses obligations conformément aux points a) et b), le sous-traitant se conforme aux instructions du responsable du traitement.

c) Outre l’obligation incombant au sous-traitant d’assister le responsable du traitement en vertu de la clause 8, point b), le sous-traitant aide en outre le responsable du traitement à garantir le respect des obligations suivantes, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont dispose le sous-traitant:

1) l’obligation de procéder à une évaluation de l’incidence des opérations de traitement envisagées sur la protection des données à caractère personnel («analyse d’impact relative à la protection des données») lorsqu’un type de traitement est susceptible de présenter un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques;

2) l’obligation de consulter l’autorité de contrôle compétente/les autorités de contrôle compétentes préalablement au traitement lorsqu’une analyse d’impact relative à la protection des données indique que le traitement présenterait un risque élevé si le responsable du traitement ne prenait pas de mesures pour atténuer le risque;

3) l’obligation de veiller à ce que les données à caractère personnel soient exactes et à jour, en informant sans délai le responsable du traitement si le sous-traitant apprend que les données à caractère personnel qu’il traite sont inexactes ou sont devenues obsolètes;

4) les obligations prévues à l’article 32 du règlement (UE) 2016/679.

d) Les parties définissent à l’annexe III les mesures techniques et organisationnelles appropriées par lesquelles le sous-traitant est tenu de prêter assistance au responsable du traitement dans l’application de la présente clause, ainsi que la portée et l’étendue de l’assistance requise.

Clause 9. Notification de violations de données à caractère personnel

En cas de violation de données à caractère personnel, le sous-traitant coopère avec le responsable du traitement et lui prête assistance aux fins de la mise en conformité avec les obligations qui lui incombent en vertu des articles 33 et 34 du règlement (UE) 2016/679 ou des articles 34 et 35 du règlement (UE) 2018/1725, selon celui qui est applicable, en tenant compte de la nature du traitement et des informations dont dispose le sous-traitant.

9.1. Violation de données en rapport avec des données traitées par le responsable du traitement

En cas de violation de données à caractère personnel en rapport avec des données traitées par le responsable du traitement, le sous-traitant prête assistance au responsable du traitement:

a) aux fins de la notification de la violation de données à caractère personnel à l’autorité de contrôle compétente/aux autorités de contrôle compétentes, dans les meilleurs délais après que le responsable du traitement en a eu connaissance, le cas échéant (sauf si la violation de données à caractère personnel est peu susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques);

b) aux fins de l’obtention des informations suivantes qui, conformément à l’article 33, paragraphe 3, du règlement (UE) 2016/679, doivent figurer dans la notification du responsable du traitement, et inclure, au moins:

1) la nature des données à caractère personnel, y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d’enregistrements de données à caractère personnel concernés;

2) les conséquences probables de la violation de données à caractère personnel;

3) les mesures prises ou les mesures que le responsable du traitement propose de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

Lorsque, et dans la mesure où, il n’est pas possible de fournir toutes les informations en même temps, la notification initiale contient les informations disponibles à ce moment-là et, à mesure qu’elles deviennent disponibles, des informations supplémentaires sont communiquées par la suite dans les meilleurs délais;

c) aux fins de la satisfaction, conformément à l’article 34 du règlement (UE) 2016/679, de l’obligation de communiquer dans les meilleurs délais la violation de données à caractère personnel à la personne concernée, lorsque la violation de données à caractère personnel est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques.

9.2. Violation de données en rapport avec des données traitées par le sous-traitant

En cas de violation de données à caractère personnel en rapport avec des données traitées par le sous-traitant, celui-ci en informe le responsable du traitement dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance. Cette notification contient au moins:

a) une description de la nature de la violation constatée (y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et d’enregistrements de données à caractère personnel concernés);

b) les coordonnées d’un point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues au sujet de la violation de données à caractère personnel;

c) ses conséquences probables et les mesures prises ou les mesures qu’il est proposé de prendre pour remédier à la violation, y compris pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

Les parties définissent à l’annexe III tous les autres éléments que le sous-traitant doit communiquer lorsqu’il prête assistance au responsable du traitement aux fins de la satisfaction des obligations incombant à ce dernier en vertu des articles 33 et 34 du règlement (UE) 2016/679.

Section III. Dispositions finales

Clause 10. Non-respect des clauses et résiliation

a) Sans préjudice des dispositions du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725, en cas de manquement du sous-traitant aux obligations qui lui incombent en vertu des présentes clauses, le responsable du traitement peut donner instruction au sous-traitant de suspendre le traitement des données à caractère personnel jusqu’à ce que ce dernier se soit conformé aux présentes clauses ou jusqu’à ce que le contrat soit résilié. Le sous-traitant informe rapidement le responsable du traitement s’il n’est pas en mesure de se conformer aux présentes clauses, pour quelque raison que ce soit.

b) Le responsable du traitement est en droit de résilier le contrat dans la mesure où il concerne le traitement de données à caractère personnel conformément aux présentes clauses si:

1) le traitement de données à caractère personnel par le sous-traitant a été suspendu par le responsable du traitement conformément au point a) et le respect des présentes clauses n’est pas rétabli dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la suspension;

2) le sous-traitant est en violation grave ou persistante des présentes clauses ou des obligations qui lui incombent en vertu du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725;

3) le sous-traitant ne se conforme pas à une décision contraignante d’une juridiction compétente ou de l’autorité de contrôle compétente/des autorités de contrôle compétentes concernant les obligations qui lui incombent en vertu des présentes clauses ou du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725.

c) Le sous-traitant est en droit de résilier le contrat dans la mesure où il concerne le traitement de données à caractère personnel en vertu des présentes clauses lorsque, après avoir informé le responsable du traitement que ses instructions enfreignent les exigences juridiques applicables conformément à la clause 7.1, point b), le responsable du traitement insiste pour que ses instructions soient suivies.

d) À la suite de la résiliation du contrat, le sous-traitant supprime, selon le choix du responsable du traitement, toutes les données à caractère personnel traitées pour le compte du responsable du traitement et certifie auprès de celui-ci qu’il a procédé à cette suppression, ou renvoie toutes les données à caractère personnel au responsable du traitement et détruit les copies existantes, à moins que le droit de l’Union ou le droit national n’impose de les conserver plus longtemps. Le sous-traitant continue de veiller à la conformité aux présentes clauses jusqu’à la suppression ou à la restitution des données.

Annexe I. Liste des parties

Responsable du traitement

Le titulaire du compte Lexius qui accepte les conditions générales : pour les données saisies dans le logiciel, le cabinet (la structure d'exercice, ou l'avocat qui exerce à titre individuel) titulaire de l'abonnement ; pour les demandes de contact reçues depuis une fiche de l'annuaire et les rendez-vous pris en ligne sur une fiche, l'avocat titulaire de la fiche. Son identité et ses coordonnées sont celles de son compte.

Adhésion : par l'acceptation des conditions générales qui comprennent le présent accord, ou par la poursuite de l'utilisation du service après son entrée en vigueur (section 14 des conditions générales).

Sous-traitant

Artlight SAS, éditeur de Lexius, 31 rue Chevalier Paul, 83000 Toulon, dont l'identité complète figure dans les mentions légales. Personne de contact : Maxime Fuhry, président, contact@lexius.fr, 07 79 09 17 07. Aucun délégué à la protection des données n'est désigné (politique de confidentialité, section 9).

Adhésion : par la publication du présent accord, à la date indiquée en tête.

Annexe II. Description du traitement

Catégories de personnes concernées

les clients du responsable, ses prospects et leurs représentants ;
les personnes mentionnées dans ses dossiers : parties adverses, témoins, autres tiers ;
ses correspondants : confrères, juridictions, experts, et toute personne avec qui il échange depuis le logiciel ;
les membres de son cabinet et les intervenants extérieurs qu'il invite dans un dossier ;
les personnes qui lui écrivent ou prennent rendez-vous depuis sa fiche de l'annuaire.

Catégories de données à caractère personnel traitées

identité et coordonnées ;
contenu des dossiers : documents, pièces, notes, échéances, tâches, rendez-vous ;
messages de la messagerie interne, et courriels de la boîte que le responsable connecte au logiciel ;
temps passé, conventions d'honoraires, factures et paiements ;
documents soumis à la signature et dossiers de preuve de leur signature ;
demandes de contact : nom, adresse électronique, téléphone, objet et message ;
rendez-vous pris en ligne : nom, prénom, adresse électronique, téléphone, motif et créneau.

Données sensibles traitées, et garanties appliquées

L'exercice de la profession d'avocat conduit à traiter des données sensibles au sens de la clause 7.5, notamment des données concernant la santé et des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions, que le responsable traite pour les stricts besoins de sa mission (article 46 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978). Le message d'une demande de contact et le motif d'un rendez-vous peuvent en contenir, sans qu'elles y soient demandées. Garanties appliquées :

la finalité est strictement limitée à celles de la présente annexe : Lexius n'exploite ces données à aucune autre fin ;
dans le logiciel, l'accès est réservé aux membres du cabinet du responsable, selon leurs droits : chaque lecture est restreinte au cabinet, et une demande de contact n'est visible que de l'avocat à qui elle est adressée ;
les messages de la messagerie interne, le corps des courriels archivés et les demandes de contact sont chiffrés dans la base de données, sous des clés qui ne sont conservées ni dans la base ni dans ses sauvegardes ;
les outils d'administration de Lexius n'affichent ni les documents, ni les notes, ni les messages, ni les courriels des dossiers : ils montrent des comptes, et la référence et l'intitulé d'un dossier auquel un intervenant extérieur est invité. Ils ne lisent une demande de contact que pour répondre à la personne qui l'a envoyée (annexe III), et chaque lecture est journalisée ;
aucune donnée des dossiers ni aucune demande de contact n'est transférée hors de l'Union européenne (annexe IV).

Nature du traitement

Hébergement, enregistrement, organisation, conservation, consultation, chiffrement, conversion et production de documents, transmission par courriel et par notification, sauvegarde et effacement.

Finalités du traitement

fournir au responsable le logiciel de gestion de son cabinet, et l'espace client où ses clients retrouvent ce qu'il partage avec eux ;
recevoir les demandes de contact adressées au responsable depuis sa fiche, les lui transmettre par courriel, en conserver une copie dans son espace et, à sa demande, en créer ou compléter la fiche client et ouvrir une consultation ;
recevoir les rendez-vous pris en ligne sur sa fiche, vérifier l'adresse de la personne qui réserve, et les inscrire dans son agenda et sa fiche client, avec une consultation à recevoir ;
sauvegarder et sécuriser le service.

Durée du traitement

les données saisies dans le logiciel : pendant toute la durée du compte, jusqu'à ce que le responsable les efface, puis à la fin du contrat selon la clause 10, point d) ; le responsable fait connaître son choix, suppression ou restitution, en écrivant à contact@lexius.fr ;
une demande de contact : douze mois après sa réception au plus tard, par instruction du responsable donnée par l'acceptation du présent accord ; il peut l'effacer plus tôt ;
une réservation de rendez-vous : douze mois après la date du rendez-vous, par la même instruction ;
les copies techniques : les sauvegardes de la base de données sont conservées sept jours, et les versions des fichiers supprimés ou remplacés trente jours.

Pour les sous-traitants ultérieurs, l'objet, la nature et la durée du traitement sont précisés à l'annexe IV.

Annexe III. Mesures techniques et organisationnelles

Mesures de sécurité

Hébergement. L'application, la base de données et le stockage des fichiers sont hébergés en France, dans la région de Paris de Scaleway. La base est une base PostgreSQL gérée par l'hébergeur, chiffrée au repos, sauvegardée automatiquement chaque jour ; le stockage des fichiers est chiffré au repos.
Chiffrement. Les connexions au service sont toutes chiffrées, et les navigateurs se voient interdire toute connexion en clair. Les messages de la messagerie interne, le corps des courriels archivés, les demandes de contact et le secret de l'application d'authentification sont en outre chiffrés dans la base. Les documents et pièces jointes ne sont protégés que par le chiffrement au repos de l'hébergeur.
Identification des utilisateurs. Les mots de passe sont conservés sous forme d'empreinte (bcrypt). Les essais de connexion sont suspendus quinze minutes après cinq échecs. La double authentification est proposée, par une application d'authentification ou une clé d'accès. Le cookie de session est inaccessible aux scripts de la page.
Cloisonnement. Chaque cabinet ne voit que ses données : toute lecture et toute écriture sont restreintes au cabinet, et les droits de chacun dépendent de sa profession et de son rôle dans le cabinet. Des tests automatisés vérifient ces contrôles avant chaque mise en production.
Administration. L'administration de Lexius emploie des comptes distincts de ceux du service, exige la double authentification et n'est accessible que depuis des adresses autorisées ; ses actions sont journalisées. Le serveur n'accepte que des connexions par clé, l'accès direct d'administrateur système y est désactivé, et ses ports sont fermés hors du service.
Personnel. Seules les personnes habilitées par Artlight SAS, tenues à la confidentialité, ont un accès technique au service, et seulement pour sa maintenance et ses incidents.
Journalisation. Les journaux techniques sont conservés quinze jours au plus. Les erreurs y sont consignées sans les données qu'elles concernent.
Conservation limitée. Les durées de la présente annexe et de la politique de confidentialité sont appliquées par des tâches d'effacement automatiques, surveillées chaque semaine.
Formulaires publics. Le formulaire de contact d'une fiche et la prise de rendez-vous sont protégés par un dispositif anti-robots hébergé par Lexius et par une limitation du nombre d'envois.

Assistance au responsable du traitement

Demandes des personnes concernées. Le responsable consulte, corrige et efface lui-même les données du logiciel. Lexius l'informe sans délai de toute demande qu'il reçoit d'une personne concernée (clause 8, point a). Par l'acceptation du présent accord, le responsable autorise Lexius à répondre lui-même aux demandes d'accès, d'effacement et d'opposition qu'une personne lui adresse sur les demandes de contact qu'elle a envoyées, une fois vérifié qu'elle écrit depuis l'adresse indiquée dans ces demandes ; Lexius lui en remet la copie ou les efface, et en informe le responsable.
Violations de données. Lexius informe le responsable par courriel, à l'adresse de son compte, dans les meilleurs délais et au plus tard quarante-huit heures après avoir pris connaissance d'une violation de données qui le concerne, avec les éléments de la clause 9.2.
Analyse d'impact. Le présent accord et la politique de confidentialité décrivent le traitement et ses mesures ; Lexius fournit sur demande toute autre information utile. Pour un avocat exerçant à titre individuel, le règlement indique qu'une analyse d'impact ne devrait pas être obligatoire (considérant 91).

Annexe IV. Liste des sous-traitants ultérieurs

Le responsable autorise le recours aux sous-traitants ultérieurs suivants (clause 7.7, point a) :

Scaleway SAS, 8 rue de la Ville l'Évêque, 75008 Paris, France, joignable depuis son espace d'assistance. Hébergement de l'application, de la base de données, des fichiers et de leurs sauvegardes ; acheminement des courriels du service, dont la transmission des demandes de contact. Pour toute la durée du contrat, en France.
Apple Inc. (service APNs), One Apple Park Way, Cupertino, Californie, États-Unis. Acheminement des notifications poussées vers un iPhone ou un iPad, si son utilisateur les autorise : reçoit le jeton de l'appareil, un titre générique et un identifiant, jamais le contenu d'une notification ni une donnée des dossiers.
Google LLC (Firebase Cloud Messaging), 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, Californie, États-Unis. Acheminement des notifications poussées vers un appareil Android, une fois activées : reçoit les mêmes éléments, et des informations techniques sur l'appareil, jamais une donnée des dossiers.

Ne sont pas des sous-traitants ultérieurs de Lexius les services que le responsable choisit et connecte lui-même, comme sa messagerie : ils relèvent de son propre contrat avec eux. Le service d'horodatage d'un document signé ne reçoit qu'une empreinte, qui ne contient aucune donnée personnelle.